Surat-menyurat termasuk ke dalam salah satu dari kegiatan tulis-menulis dalam bahasa Indonesia. Surat ada dua bentuk, yaitu surat resmi dan surat pribadi. Surat resmi merupakan surat yang digunakan untuk komunikasi tertulis antarinstansi atau lembaga resmi, sedangkan surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk berkomunikasi antarpribadi, seperti surat untuk teman, pasangan, atau keluarga. Surat resmi terikat pada tata cara atau aturan penulisan surat resmi yang sesuai dengan standar bahasa Indonesia baku, baik, dan benar dan dilengkapi dengan kop atau kepala surat, sedangkan surat pribadi dapat ditulis dengan bahasa yang santai, bebas, atau tidak terikat pada aturan penulisan tertentu.
Selain ditulis sesuai dengan kaidah atau tata cara penulisan surat resmi dalam bahasa Indonesia, surat resmi juga menggunakan singkatan-singkatan dalam penulisannya. Ada 11 (sebelas) bentuk singkatan yang sering digunakan dalam berbagai macam jenis surat resmi. Singkatan tersebut, yaitu 1) Yth., 2) Ysh., 3) Ybs., 4) ttd., 5) d.a., 6) dto., 7) a.n., 8) u.b., 9) u.p., 10) s.d., dan 11) c.q. Singkatan-singkatan tidak bisa ditulis sesuka hati karena ada kaidah atau tata cara penulisannya dalam bahasa Indonesia. Tata cara penulisan singkatan tersebut dapat dilihat dalam uraian di bawah ini.
1). Yth.
Yth. adalah singkatan dari Yang Terhormat. Artinya, surat ini ditujukan kepada orang yang paling dihormati atau orang berkedudukan dan jabatan tinggi sesuai dengan arti imbuhan ter- pada kata hormat yang artinya sangat, paling. Singkatan ini biasanya digunakan dalam surat resmi yang ditujukan kepada pribadi yang dihormati atau digunakan pada surat resmi antarinstitusi. Singkatan ini yang paling umum atau yang paling sering digunakan dalam surat-surat resmi. Singkatan ini biasanya digunakan pada bagian sudut kiri atas atau kanan atas halaman surat sebelum paragraf pembuka tergantung format penulisan suratnya dimulai dari kiri atau dari kanan. Contohnya dapat dlihat di bawah ini.
Contoh (1)
Yth. Bapak Umar Hadi
di
Tempat
Contoh (2)
Yth. Kepala Sekolah SMA Negeri 2 Pariaman
di
Kota Pariaman
2) Ysh.
Ysh. adalah singkatan dari Yang Saya Hormati. Singkatan ini juga digunakan untuk surat resmi yang sifatnya lebih pribadi. Penulis surat hanya mewakili dirinya sendiri dan bukan mewakili institusi. Penggunaan singkatan Ysh. saat ini banyak digunakan dalam surat-surat resmi yang dikirim melalui surat elektronik (electronic mail atau email). Contohnya dapat dapat dilihat di bawahi ini.
Contoh (1)
Ysh. Ibu Eni
di Tempat
Contoh (2)
Ysh. Prof. Ardi
di Padang
3) Ybs.
Ybs. adalah singkatan dari Yang Bersangkutan. Singkatan ini biasanya digunakan dalam surat resmi untuk menyebut orang yang sudah disebutkan namanya sebelumnya. Ybs. merupakan singkatan yang merujuk kepada orang yang sudah disebut sebelumnya pengganti nama orang atau pronomina persona atau kata ganti orang, seperti beliau, dia, mereka, dan sebagainya dalam surat resmi. Contohnya dapat dilihat berikut ini.
Contoh (1)
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Ani
Umur : 30 tahun
Alamat : Kelurahan Sungai Sapih, Kec. Kuranji, Kota Padang
Ybs. adalah benar warga Kelurahan Sungai Sapih, Kecamatan Kuranji, Kota Padang sesuai dengan alamat yang tertera pada KK dan KTP.
Contoh (2)
Dengan ini menerangkan bahwa:
Nama : Andi
Umur : 25 tahun
Pekerjaan : karyawan PT Air Murni
Ybs. adalah benar karyawan PT Air Murni dan kepada Ybs diberikan tunjangan bulanan selain gaji pokok sejumlah Rp500.000,00.
4) ttd.
ttd. merupakan singkatan dari tanda tangan. Singkatan ini biasanya digunakan menerangkan tempat untuk membubuhkan tanda tangan dalam surat resmi. Biasanya terletak pada halaman kiri bawah surat atau pada sebelah kanan bawah halaman surat dan tergantung pada format penulisan surat. Contohnya dapat dilihat di bawah ini.
Contoh (1)
Hormat kami,
Pimpinan Redaksi
ttd.
Ali Umar
Contoh (2)
Salam hormat,
Ketua Panitia
ttd.
Rangga Wijaya
5) dto.
dto. adalah singkatan dari ditandatangani oleh. Singkatan ini digunakan pada bagian bawah setelah paragraf penutup surat. Singkatan ini terletak di antara tempat, tanggal, nama orang yang membuat surat dan nama pihak yang menandatangani surat resmi yang berbentuk surat perjanjian, surat wasiat, atau peraturan perundang-undangan. Contohnya dapat dilihat berikut ini.
Contoh (1)
Ditetapkan di : Padang
Pada tanggal : 10 Oktober 2007
Gubernur Sumbar
dto.
Gamawan Fauzi
Contoh (2)
Diundangkan di : Jakarta
Pada tanggal : 17 Agustus 1990
Gubernur Jakarta
dto.
Anies Baswedan
6) d.a.
d.a. adalah singkatan dari dengan alamat. Singkatan ini biasanya digunakan di bawah nama pada alamat tujuan pengiriman surat, baik pada amplop pengiriman surat maupun dalam surat jika ada. Singkatan d.a. artinya seseorang memakai alamat orang lain atau yang bukan alamatnya sendiri untuk alamat tujuan pengiriman surat. Contohnya dapat dilihat berikut ini.
Contoh (1)
Layla Kirana
d.a. Jalan Asam Kandis Nomor 40 Kelurahan Sungai Sapih, Kec. Kuranji, Kota Padang
Sumatera Barat.
Contoh (2)
Lismawati Aidil Fitri
d.a. Jorong Lubuk Napa, Nagari Batu Kalang, Kec. Padang Sago, Kabupaten Padang Pariaman,
Provinsi Sumatera Barat.
7) a.n.
a.n. adalah singkatan dari frase atas nama. Singkatan ini biasanya digunakan dalam surat resmi untuk menyatakan a.n. merujuk kepada orang yang menggantikan orang lain untuk menandatangani surat resmi karena orang yang seharusnya menandatangani surat tidak bisa atau berhalangan untuk memberikan tanda tangan. Singkatan ini juga berarti pelimpahan wewenang atau tanggung jawab secara mandat kepada seseorang. Penulisan singkatan yang benar menurut standar bahasa Indonesia baku adalah menggunakan tanda titik sebagai penanda singkatan, yaitu a.n. Namun, ada yang menulisnya dengan tanda garis miring, seperti berikut ini: a/n. Penggunaan singkatan a/n adalah bentuk yang keliru atau tidak benar dalam standar bahasa Indonesia yang baik dan benar. Contoh penulisan singkatan a.n. yang benar dapat dilihat pada contoh berikut.
Contoh (1)
Yogyakarta, 11 September 2022
a.n. Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Wakil Dekan Bidang Akademik
ttd.
Prof. Dr. Mulyono, M.Hum.
Contoh (2)
Padang, 11 Juni 2022
a.n. Pimpinan Umum
Sekretaris Perusahaan
ttd.
Budi Putra, S.H.
8). u.p.
u.p. adalah singkatan dari untuk perhatian. Singkatan ini digunakan untuk seseorang atau bagian tertentu dalam perusahaan atau lembaga tertentu yang khusus dituju di dalam surat. Contohnya dapat dilihat berikut ini.
Contoh (1)
Yth. PT Angin Ribut
u.p. Bagian Personalia
di Tempat
Contoh (2)
Yth. Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi
u.p. Bagian Puskurbuk
di Tempat
9) u.b.
u.b. adalah singkatan dari untuk beliau. Singkatan ini digunakan jika yang diberikan kuasa memberikan kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya. Pemberian kuasa kepada pejabat satu tingkat di bawah ini disebut dengan pelimpahan wewenang. Pelimpahan wewenang bisa dilakukan pada pejabat sampai dua tingkat di bawah pejabat yang memberikan wewenang. Contohnya dapat dilihat di bawah ini.
Contoh (1)
a.n. Lurah
Sekretaris Lurah
u.b. Kasi Pemerintahan dan Trantib
Contoh (2)
a.n. Kepala Sekolah
Wakil Kepala Sekolah
u.b. Koordinator Perpustakaan
10) s.d.
Singkatan s.d. adalah singkatan dari frasa sampai dengan. Singkatan ini digunakan untuk menerangkan lamanya waktu acara atau kegiatan yang akan diadakan dalam surat undangan resmi. Contohnya dapat dilihat di bawah ini.
Contoh (1)
Kegiatan : Peringatan Hari Ulang Tahun Kemerdekaan Indonesia ke-77.
Hari/Tanggal : Rabu/ 17 Agustus 2022
Waktu : 08.00 s.d. 12.00 WIB
Tempat : Lapangan Merdeka Kota Pariaman
Contoh (2)
Kegiatan : Orasi Ilmiah
Hari Tanggal : Kamis/26 Mei 2022
Waktu : 09.00 s.d. selesai
Tempat : Ruang Sidang Fakultas
11) c.q.
c.q. adalah singkatan dari cosu quo. Singkatan ini berasal dari bahasa Latin yang artinya ‘dalam hal ini’. Singkatan c.q. digunakan untuk hubungan yang bersifat hierarkis, seperti hubungan antara Bendahara Umum dan Koordinator Ekonomi dan Keuangan, Kepala Badan Koordinasi Penanaman Modal dan Deputi Bidang Pelayanan Penanaman Modal. Penggunaan c.q. dalam surat resmi dapat dilihat pada contoh di bawah.
Contoh (1)
Bendahara Umum
c.q. Koordinator Keuangan dan Ekonomi Kreatif
di Tempat
Contoh (2)
Kepala Badan Koordinasi Penanaman Modal
c.q. Deputi Bidang Pelayanan dan Penanaman Modal
di Tempat
Demikian uraian mengenai singkatan-singkatan yang biasanya digunakan dalam surat resmi. Semoga bermanfaat dan dapat membantu dalam penulisan surat resmi berbahasa Indonesia.
Discussion about this post