Oleh: Riza Andesca Putra
(Dosen Departemen Pembangunan & Bisnis Peternakan Unand dan Mahasiswa Program Doktor Penyuluhan & Komunikasi Pembangunan UGM)
Komunikasi adalah dasar semua interaksi manusia. Semua tanda yang bertujuan mempengaruhi perilaku orang yang menerima pesan dengan cara apa pun adalah komunikasi (Johnson, 2012). Tanda tersebut dapat dalam bentuk lisan atau tulisan, verbau ataupun nonverbal.
Pada sebuah kelompok, keberadaan kemunikasi sangatlah penting karena semua fungsi-fungsi kelompok dapat berjalan melalui hantaran komunikasi. Oleh sebab itu, membangun komunikasi efektif dalam kelompok menjadi prasyarat untuk kesuksesan pencapaian tujuan bersama kelompok.
Secara sederhana, komunikasi efektif yang dimaksud adalah kondisi di mana pesan yang disampaikan oleh seseorang dapat diterima dan ditafsirkan oleh penerima sesuai dengan yang dimaksud pengirim pesan. Banyak cara yang dapat dilakukan untuk menciptakan komunikasi efektif. Salah satunya dengan memastikan dua unsur utama dalam komunikasi, yaitu pengirim dan penerima pesan menjalankan fungsinya dengan baik.
Apa yang mesti dilakukan pengirim pesan agar tercipta komunikasi efektif ? Ada beberapa hal, di antaranya: pertama, pesan lengkap dan jelas. Pesan yang disampaikan tidak boleh setengah-setengah yang memungkinkan penerima susah untuk memahami isi pesan. Pesan mesti lengkap dan menggunakan bahasa yang jelas mudah dipahami. Hindari penggunaan kata-kata ambigu atau frasa yang bisa membingungkan.
Kedua, pesan yang disampaikan cocok dengan batasan referensi penerima. Profil penerima pesan juga penting menjadi perhatian dalam mengirimkan pesan karena penerima pesan tidak mungkin bisa memahami pesan melebihi kemampuan mereka. Gaya dan bahasa yang digunakan dalam menyampaikan pesan mesti sesuai dan cocok dengan kebutuhan dan pemahaman penerima. Misalnya menyampaikan sebuah pesan kepada mahasiswa, tidak mungkin menggunakan gaya dan bahasa yang sama dengan menyampaikan pesan kepada anak TK walaupun isi pesan disampaikan adalah sama.
Ketiga, pesan lisan dan tidak lisan mesti selaras. Pesan yang disampaikan oleh mulut pengirim pesan mesti didukung oleh gerak tubuh yang bersangkutan. Jika tidak, penerima pesan akan kebingungan memahami pesan yang disampaikan, misalnya jika kita mengutarakan kebahagiaan dengan pesan lisan, mimik wajah dan gerak tubuh kita juga mesti memperlihatkan kebahagiaan.
Keempat, minta feedback. Berusaha memastikan si penerima pesan memahami apa yang disampaikan perlu dilakukan. Satu-satunya cara untuk meyakinkannya adalah dengan mencari feedback (umpan balik) secara terus menerus sampai arti yang diperoleh penerima sama dengan pesan yang disampaikan si pengirim.
Kelima, bangun kredibilitas diri. Kredibilitas adalah segala hal yang terkait dengan kepercayaan kepada seseorang. Kepercayaan ini menyangkut pada posisi dan kedudukan pengirim pesan dan keterkaitannya dengan isi pesan yang disampaikan. Selain itu, personaliti dan rekam jejak pengirim pesan juga mempengaruhi kredibilitas. Orang yang memiliki image jujur akan lebih didengarkan dari pada yang bukan.
Komunikasi efektif yang dilakukan pengirim pesan, akan hambar jika tidak diikuti oleh penerima pesan sehingga penerima pesan juga mesti melakukan beberapa hal agar tercipta komunikasi efektif, antara lain : pertama, Menjadi pendengar yang baik. Sebagai orang yang akan menerima pesan, fokus terhadap proses penyampaian pesan dari pengirim pesan mesti dilakukan. Hal ini guna meminimalisir gangguan lingkungan yang ada sehingga penerima dapat memahami dengan baik isi dan maksud dari pesan yang disampaikan. Menjadi pendengar yang baik juga mengindikasikan sikap menghargai sehingga pengirim pesan merasa nyaman dalam berkomunikasi dan pesan yang dikirimkan menjadi lebih berkualitas.
Kedua, mengidentifikasi tujuan pesan. Penerima pesan perlu mengidentifikasi tujuan atau maksud yang ingin disampaikan oleh pengirim pesan. Mereka harus mencari inti pesan yang ingin disampaikan dan apa yang diharapkan dari mereka sebagai penerima. Dengan begini pesan yang disampaikan memiliki batasan dan tidak keluar konteks sehingga mempermudah dalam memahaminya.
Ketiga, Menyimpulkan secara tepat. Menyimpulkan adalah keterampilan yang palíng mendasar dan penting dalam menerima pesan. Keterbukaan penerima adalah langkah awal dalam memahami pesan secara substantif. Kemudian penerima pesan membuat kerangka pesan yang telah didengar dengan baik menggunakan bahasa sendiri. Setelah itu pesan akan dapat tersimpulkan dengan baik.
Keempat, beri feedback konstruktif. Pesan yang sudah disimpulkan melalui bahasa sendiri. Kemudian, penerima pesan memberikan feedback kepada pengirim pesan untuk memastikan maksud pesan yang diterima sama dengan maksud pesan yang dikirim. Proses ini terjadi dalam komunikasi dua arah.
Kelima, tidak memberi penilaian terhadap isi pesan dan perasaan si pengirim. Dalam menerima pesan, penerima tidak memberikan penilaian, persetujuan atau ketidaksetujuan terhadap pesan yang disampaikan. Penerimaan yang bersifat menilai akan membuat pengirim pesan bersikap defensif dan lebih berhati-hati yang akhirnya akan mengurangi keterbukaan dalam komunikasi tersebut. Upayakan tidak menerka perasaan pengirim pesan, apalagi menambahkan atau mengurangi pesan dengan opini pribadi. Jika diperlukan, cukup mengatakan “Ini adalah apa yang saya pahami tentang perasaan Anda, apakah saya benar?”.
Demikian ulasan tentang beberapa hal yang bisa dilakukan pengirim dan penerima pesan agar terbangun komunikasi efektif dalam kelompok.
*Artikel ini merupakan bagian ketujuh dari beberapa bagian lainnya tentang Sukses Mengelola Kelompok.
Discussion about this post