Padang, Scientia.id – Masyarakat yang kehilangan dokumen penting seperti ijazah akibat musibah, kelalaian, atau bencana alam kini tidak perlu merasa panik
Pemerintah telah menyediakan prosedur resmi untuk mendapatkan dokumen pengganti yang sah, yakni Surat Keterangan Pengganti Ijazah (SKPI), yang dijamin memiliki kekuatan hukum setara dengan ijazah asli.
Proses penerbitan dokumen pengganti ini pada dasarnya tidak dipungut biaya alias gratis karena pembiayaannya ditanggung oleh dana operasional sekolah, seperti dana BOS.
Pemohon umumnya hanya perlu mengeluarkan biaya mandiri yang sifatnya sukarela untuk keperluan administratif ringan, seperti pembelian materai, map, pas foto, dan fotokopi dokumen pendukung.
Langkah pertama dan paling utama yang harus dilakukan oleh pemohon adalah mendatangi kantor kepolisian (Polsek) terdekat untuk membuat Surat Tanda Penerimaan Laporan Kehilangan.
Saat mengajukan laporan, pemohon disarankan membawa dokumen pelengkap berupa fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP) serta fotokopi ijazah yang hilang apabila kebetulan masih menyimpannya.
Surat keterangan kehilangan resmi dari kepolisian ini sangat krusial karena menjadi dasar dan syarat mutlak sebelum pemohon bisa memproses pembuatan dokumen pengganti ke instansi pendidikan.
Berbekal surat kehilangan resmi tersebut, pemohon kemudian diharuskan mendatangi bagian Tata Usaha di sekolah atau perguruan tinggi asal yang menerbitkan ijazah tersebut.
Di sana, pemohon wajib menyerahkan seluruh berkas persyaratan yang meliputi fotokopi KTP, pas foto terbaru, surat kehilangan kepolisian, serta materai
Berdasarkan dokumen tersebut, pihak sekolah akan memproses pencetakan SKPI yang menggunakan kop surat sekolah, ditandatangani langsung oleh Kepala Sekolah di atas materai, dibubuhi cap basah, dan dilengkapi pas foto pemohon dengan stempel tiga jari kiri layaknya ijazah asli.
Namun, ada kalanya sekolah asal pemohon sudah tidak lagi beroperasi, tutup, atau hancur karena bencana, sehingga proses pengajuan SKPI ini harus dialihkan langsung ke Dinas Pendidikan Kabupaten atau Kota setempat.
Untuk memprosesnya di Dinas Pendidikan, pemohon diwajibkan menyertakan syarat tambahan berupa Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM) bermaterai serta surat pernyataan dari dua orang saksi yang merupakan teman seangkatan saat bersekolah.
Kesaksian dari dua rekan tersebut juga harus divalidasi dengan melampirkan fotokopi KTP mereka beserta fotokopi ijazah saksi yang telah dilegalisir
Setelah SKPI berhasil diterbitkan, pemohon sangat diimbau untuk menjaganya dengan baik dan segera membuat salinan digitalnya agar dokumen tersebut tetap aman jika sewaktu-waktu dibutuhkan kembali di masa depan (*)
