Ketika seseorang diminta menulis sebuah surat, akan terbayang kosakata tertentu yang menjadi ciri khas, seperti kepada, yth, dengan hormat, melalui surat ini, bersama surat ini, demikianlah disampaikan, atas perhatiannya, dan diucapkan terima kasih. Setidaknya kosakata tersebut sudah melekat dalam ingatan siapa pun. Hal ini menunjukkan bahwa bahasa surat sangat baku sehingga tidak ada variasi yang ditulis antara satu orang dengan orang lain. Namun, jika diminta menulis surat dengan benar, seseorang pasti akan kebingungan, apakah ada perbedaan antara frasa melalui surat ini, dengan surat ini, atau bersama surat ini? Apakah sama penggunaan demikian disampaikan dengan demikian kami sampaikan. Begitu juga dengan frasa atas perhatiannya dan atas perhatian Bapak/Ibu, apakah sama antara keduanya ataukah ada perbedaan?
Membicarakan bagaimana cara menulis surat yang benar itu juga menarik. Ada kaidah kebahasaan yang jarang diketahui oleh pengguna bahasa Indonesia. Padahal, surat ini merupakan cerminan ketepatan bahasa, kesantunan, dan citra akademik. Sementara itu, hampir setiap hari kita akan mendapatkan aneka surat, seperti surat undangan kegiatan, surat undangan rapat, surat undangan pelatihan, surat keputusan, surat tugas, surat izin, dan surat keterangan.
Membahas bahasa pada surat dapat kita mulai dengan memperhatikan beberapa hal berikut. Pertama, memperhatikan jenis surat, apakah surat yang ditulis merupakan surat pribadi atau surat dinas karena ada perbedaan di antara keduanya. Perbedaan terletak pada kop surat. Surat dinas dikeluarkan oleh instansi tertentu, seperti sekolah, perguruan tinggi, dinas pemerintahan, dan lembaga. Karena dikeluarkan oleh instansi tertentu, surat tersebut membutuhkan kop surat. Kop surat adalah bagian atas surat yang berisi keterangan tentang nama, alamat, dan nomor telepon suatu kantor, lembaga resmi pemerintah, badan usaha, dan sebagainya (KBBI daring). Sementara itu, surat pribadi merupakan surat yang ditulis orang per orang sehingga tidak menggunakan kop surat.
Kop surat akan menjadi penanda dalam menulis tanggal surat. Karena surat dinas memiliki kop surat, tanggal surat tidak boleh lagi mencantumkan kota terbitnya surat. Sementara itu, surat pribadi yang tidak memiliki kop surat, mewajibkan seseorang menulis kota terbitnya surat, misalnya ketika si penulis surat berasal dari Padang, dia akan mencantumkan identitas kota dan tanggal berikut:
(1) Padang, 26 Oktober 2025
Sementara itu, untuk surat dinas yang memiliki kop surat, yang tercantum hanyalah tanggal saja. Tanggal surat akan ditulis pada bagian sisi kanan atas, persis di bawah kop surat. Salah satu contohnya akan tertulis berikut:
(2) 26 Oktober 2025
Sementara itu, pada bagian sisi kiri atas surat, untuk surat dinas akan tercantum nomor surat, lampiran (kalau ada), dan hal surat. Nomor surat akan memuat beberapa hal, seperti nomor urut penerbitan surat, kode pejabat yang mengeluarkan surat, serta tahun penulisan surat. Pengkodean nomor suirat memiliki aturan tertentu yang disepakati oleh instansi tersebut.
Sementara itu, lampiran akan memuat keterangan yang menjadi informasi penting dalam surat tersebut. misal sebuah surat dinas menginformasikan nama-nama orang-orang yang lolos wawancara. Jumlahnya lebih dari 10 orang. Nama-nama tersebut tidak mungkin ditulis pada bagian surat. Oleh karena itu, dibuatkan halaman lain yang memuat nama-nama tersebut. Jika jumlah nama-nama yang lolos wawancara memerlukan satu halaman, di bagian lampiran dicantumkan 1 lembar. Setelah itu, bagian yang dicantumkan di bawah lampiran surat adalah hal atau isi surat tentang apa. Hal surat bisa berisi daftar nama-nama peserta lolos seleksi sehingga pembaca bisa tahu daftar nama tertera pada lampiran. Secara lengkap, berikut penulisan yang benar.
(3)
Nomor : B/163/UN16.07.D/JM.00/2025
Lampiran : 1 lembar
Hal : Daftar Nama Mahasiswa Lolos Wawancara
Kedua, tujuan surat. Pada bagian tujuan surat, ada yang menuliskan variasi sebagai berikut.
(4) Kepada Yth. Kepala Sekolah SMA 1 Padang
(5) Yth. Kepala Sekolah SMA 1 Padang
(6) Yth. Kepala SMA 1 Padang
Pada bagian inilah, perlu kaidah bahasa Indonesia untuk menentukan penulisan tujuan surat yang benar. Di antara tiga pilihan tersebut, data (6) menjadi penulisan yang benar karena tujuan surat cukup menggunakan singkatan Yth. tanpa diawali dengan kepada. Sementara itu, SMA merupakan singkatan dari Sekolah Menengah Atas. Artinya, jika tertulis Yth. Kepala Sekolah SMA 1 Padang, akan tampak terjadi kemubaziran karena kata sekolah menjadi muncul berulang. Oleh karena itu, penulisan yang benar adalah sebagai berikut:
(7) Yth. Kepala SMA 1 Padang
Ketiga, pembuka surat. Untuk surat dinas, pembuka surat dapat langsung membicarakan isi surat. Namun, untuk pengantarnya seringkali muncul frasa berikut:
(8) Bersama surat ini,
(9) Dengan surat ini,
(10) Melalui surat ini,
Dari ketiga variasi tersebut, pilihan yang tepat adalah melalui surat ini karena surat menjadi pengantar dari penulis surat kepada penerima surat. Sementara itu, frasa bersama surat ini merupakan frasa yang salah karena bisa jadi surat tersebut diantarkan oleh orang lain, tidak dengan si penulis surat langsung. Kata bersama tidak tepat dipakai dalam surat tersebut.
Keempat, penulisan tanggal pelaksanaan kegiatan dalam surat. Terkait hal ini, ada yang menganggap bahwa bentuk yang benar adalah sebagai berikut:
(11) Hari/Tanggal : Sabtu/19 Oktober 2025
(12) Hari, Tanggal : Sabtu, 19 Desember 2025
Jika ditelusuri, penggunaan kaidah yang tepat justru menggunakan tanda koma (,) dan dapat dilihat sebagai berikut:
(11) Hari, Tanggal: Sabtu, 19 Desember 2025
Sementara itu, penggunaan yang tidak tepat dapat dilihat pada penggunaan garis miring (/) sebagai berikut:
(12) Hari/Tanggal: Sabtu/19 Desember 2025
(13) Hari/Tanggal: Sabtu / 19 Desember 2025
Kelima, sapaan kepada pembaca surat. Surat ditulis dari orang pertama (saya atau kita) kepada orang lain yang berhadapan langsung, yaitu orang kedua. Sapaan yang harus dipakai adalah Bapak, Ibu, Saudara, dan Saudari. Namun, banyak sekali penulis surat menggunakan kata ganti orang ketiga, yaitu –nya. Penulisan kata ganti –nya ini merupakan penulisan yang salah karena surat tidak ditujukan untuk orang ketiga, tetapi selalu ditujukan untuk orang kedua. Namun, banyak penulis yang tidak memperhatikan ini. Hal tersebut dapat dilihat sebagai berikut.
(9) Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.
Kata ganti -nya untuk orang ketiga seharusnya diganti menjadi kata ganti untuk orang kedua. Jika surat ditulis kepada orang-orang dengan jabatan atau usia lebih tua, sapaan dalam surat harus diganti dengan kata Bapak/Ibu sehingga akan muncul bentuk berikut:
(10) Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Namun, ketika penerima surat merupakan orang-orang yang seumuran atau berusia di bawah si penulis surat, kata sapaan dapat diganti dengan Saudara sehingga akan menghasilkan bentuk berikut:
(11) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Keenam, kalimat aktif dalam surat. Banyak yang tidak menyadari bahwa isi surat harus menggunakan kalimat aktif karena secara tertulis dikirim oleh orang pertama kepada orang kedua. Oleh karena itu, kata yang berawalan di– harus diganti dengan berawalan me- atau menggunakan morfem zero berikut:
(12) Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Morfem zero dibolehkan pada kalimat (12). Kata ucapkan dapat diterima meskipun tanpa awalan me-, yaitu mengucapkan. Oleh karena itu, bentuk yang benar adalah sebagai berikut.
(12) Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Dari penjelasan tersebut, tampak bahwa penulisan surat tidak boleh berdasarkan suka atau tidak suka. Ada aturan baku yang ditetapkan oleh pihak yang berkewenangan menulis urat. Aturan baku tersebut juga tidak bertujuan untuk membuat penulis surat kesulitan, tetapi justru memberi kemudahan bahwa menulis surat itu mudah asalkan tahu kaidahnya.
